Система СБИС (Система электронного документооборота) предоставляет удобные инструменты для обмена электронными документами, включая прием и отправку приглашений к ЭДО (электронному документообороту) от контрагентов. Рассмотрим, как можно выполнить эти действия.

Получение приглашения от контрагента

Чтобы получить приглашение на подключение к ЭДО от контрагента, необходимо выполнить несколько простых шагов в системе СБИС. Это действие может быть выполнено через личный кабинет или при использовании специального программного обеспечения для работы с ЭДО. Алгоритм выглядит следующим образом:

1. Проверка входящих уведомлений:
   • После того как контрагент отправил приглашение, оно будет отображаться в уведомлениях в личном кабинете пользователя в СБИС.
   • Обычно приглашение приходит в виде уведомления о подключении к ЭДО, и оно может быть связано с запросом на отправку и прием электронных документов через систему.
2. Открытие уведомления:
   • После того как пользователь получил уведомление о приглашении, нужно войти в личный кабинет на платформе СБИС. В нем будет видно уведомление о новом запросе на подключение.
   • В уведомлении указывается, кто именно отправил приглашение (например, контрагент), а также информация о документах или видах ЭДО, которые могут быть отправлены в рамках этого подключения.
3. Подтверждение приема приглашения:
   • В личном кабинете нужно подтвердить принятие приглашения. Это можно сделать, нажав кнопку «Принять» или «Подключиться». В процессе подключения будет предложено установить все необходимые параметры для взаимодействия с контрагентом, такие как тип документов, настройки подписи и другие параметры.
   • Важным шагом является выбор нужных настроек для конкретного контрагента. Это позволит избежать лишних ошибок в процессе работы с документами.
4. Завершение подключения:
   • После того как приглашение принято, контрагент будет уведомлен о подключении. Также в личном кабинете отобразится статус «Подключено», что означает успешное завершение процесса подключения к ЭДО.

Отправка приглашения к ЭДО контрагенту

Если вы хотите отправить приглашение к ЭДО своему контрагенту, это можно сделать прямо через личный кабинет СБИС. Алгоритм действий следующий:

1. Переход в раздел ЭДО:
   • Для отправки приглашения нужно войти в личный кабинет и перейти в раздел, связанный с электронным документооборотом. Это может быть раздел «ЭДО» или «Настройки ЭДО», в зависимости от используемой версии интерфейса.
2. Создание нового приглашения:
   • В разделе, посвященном ЭДО, есть опция «Отправить приглашение» или «Пригласить к подключению». Нажав на эту кнопку, откроется форма для создания нового приглашения.
   • В форме необходимо указать данные контрагента: его ИНН, название организации, контактные данные и другие параметры, которые могут понадобиться для подключения. Важно, чтобы эти данные были актуальными, так как приглашение будет отправляться именно на них.
3. Настройка параметров ЭДО:
   • В процессе создания приглашения необходимо настроить параметры ЭДО, такие как типы документов, с которыми будет работать система, и другие специфические настройки. Выбор этих параметров зависит от специфики бизнеса контрагента и видов документов, которые планируется обменивать.
4. Отправка приглашения:
   • После заполнения всех данных и настройки параметров необходимо нажать кнопку «Отправить приглашение». После этого контрагент получит уведомление о вашем запросе на подключение к ЭДО.
5. Ожидание подтверждения от контрагента:
   • После того как приглашение отправлено, вам нужно будет дождаться, пока контрагент подтвердит подключение к ЭДО. Этот процесс может занять несколько минут или дней в зависимости от оперативности действий контрагента.
6. Получение уведомления о подключении:
   • Как только контрагент примет приглашение, вы получите уведомление о завершении процесса подключения, и сможете начать обмениваться электронными документами.

Возможные проблемы при отправке и принятии приглашений

При работе с системой ЭДО могут возникать различные технические проблемы, такие как:

1. Ошибки в реквизитах контрагента:
   • Если при отправке приглашения были указаны некорректные реквизиты контрагента (например, неверный ИНН или название организации), система может не принять заявку. Важно тщательно проверять введенные данные перед отправкой.
2. Технические сбои:
   • Иногда система может испытывать технические сбои, из-за которых приглашение не отправляется или не принимается. В таких случаях рекомендуется обратиться в службу поддержки СБИС, которая может помочь в решении проблемы.
3. Неактивный аккаунт:
   • Если контрагент не активировал свой аккаунт в СБИС или не настроил ЭДО, приглашение может быть отклонено. В этом случае необходимо связаться с контрагентом и убедиться в правильности его настроек.

Рекомендации для эффективного использования ЭДО в СБИС

1. Регулярное обновление данных:
   • Чтобы избежать проблем с отправкой и получением приглашений, важно следить за актуальностью реквизитов в профиле организации.
2. Использование сертификатов электронной подписи:
   • Для подписания документов и подтверждения действий в ЭДО необходимо иметь действующий сертификат электронной подписи. Рекомендуется заранее позаботиться о его получении.
3. Мониторинг статусов подключения:
   • После отправки приглашений важно следить за статусом подключения контрагента, чтобы вовремя реагировать на возможные ошибки.
4. Обращение в службу поддержки:
   • В случае возникновения неполадок всегда можно обратиться в службу поддержки СБИС, которая предоставит консультации и поможет решить любые проблемы, связанные с подключением к ЭДО.

Соблюдение всех этих рекомендаций и правильная настройка системы позволят значительно упростить процесс обмена электронными документами, сделав его более эффективным и безопасным для всех участников ЭДО.